En general faig servir una
màxima: una reunió no pot durar més de dues hores. S’hagin acabat o no els
temes a tractar és important tallar. Al principi això costa però si es clou la
reunió s’obliga a que la propera vegada tothom sigui més eficient. És per això
que per convocar una reunió cal posar hora d’inici i hora d’acabada. El cert és
que sempre s’informa de l’hora de començar però poques vegades de la d’acabar.
Per descomptat que quan es convoca una reunió, per més interna que sigui, cal
especificar els temes que s’hi ha de tractar (l’ordre del dia, vaja). Així,
també es té una idea del que hi pot cabre en dues hores i, si cal, prioritzar i
deixar temes fora. Si no és habitual conèixer l’hora d’acabament, a vegades
tampoc no ho és saber la llista de temes. He arribat a anar a reunions, que
implicaven desplaçament en avió, sense ordre del dia!
Deu fer deu o quinze anys el
sociòleg Salvador Cardús
va escriure un article periodístic titulat “La xacra social de la reunió”. La
meva memòria no arriba a recordar-ne el contingut però sí, crec, la idea
principal i sobretot el títol amb perfecta exactitud. De fet, l’epígraf en
qüestió parla per sí sol. En la nostra societat es fan excessives reunions i,
sobretot, massa llargues i mal organitzades. Estic més que convençuda que molts
dels aspectes que es tracten en una reunió de feina podrien ser molt més àgils
si es portessin treballats o, fins i tot, no caldria ni portar-los a una
reunió.
Potser la xacra de les reunions
és part de l’explicació del perquè som tan poc productius i ineficients. Deixarem
algun dia de cruspir-nos el temps inútilment? Quan en siguem capaços haurem
crescut.
Publicat al Diari de Girona el 23/10/2008
